Brukerbetingelser for Oppdragsgivere

Innledning

Oppdragsgiver betyr de virksomheter som benytter Doffin for kunngjøring av anskaffelser, jf lov om offentlige anskaffelser § 2. Enhver Oppdragsgiver har rett til å benytte Doffin.

Oppdragsgivere må registrere seg på www.doffin.no før de kan offentliggjøre informasjon. Gjennom registreringsprosessen må Oppdragsgivere blant annet avgi følgende informasjon:

En gyldig e-postadresse og passord (selvvalgt) som brukes for å logge seg på hver gang man besøker websiden.
Brukerens fornavn, etternavn, telefonnummer, faksnummer og nettside adresse.
Brukerens tittel, navnet på organisasjonen og postadressen.

Når brukere har registrert seg gis de med en gang en begrenset adgang til Doffin. Brukere kan ikke sette inn kunngjøringer før Millstream har sjekket brukerens identitet. Dette gjøres ved at Millstream sender en automatisk generert e-post til den e-postadressen brukeren har oppgitt, der brukeren må gå inn på en gitt nettadresse og bekrefte at de har mottatt e-posten. Straks brukeren har besvart denne henvendelsen får de full tilgang til systemet.

Drift

Millstream er ansvarlig for at tjenestene på Doffin til enhver tid fungerer etter hensikten og på en mest mulige optimal måte. Millstream skal kontinuerlig overvåke tjenesten og iverksette nødvendige tiltak dersom den ikke har en optimal ytelse.

Ved feil skal det informeres om tjenestens tilstand og når tjenesten forventes å bli gjenopprettet med forutsatt funksjonalitet.

Innlegging av kunngjøring

Innlegging av kunngjøringer skjer ved bruk av de til en hver tid tilgjengelige skjemaer på Doffin. Publisering av kunngjøring er gratis, med unntak for eventuell oversettelse. Dersom kunngjøringen skal oversendes til TED, vil det bli belastet an fast avgift av NOK 450 eks. mva per oversatt kunngjøring.

Millstream påtar seg å håndtere all mottatt informasjon innen 4 timer fra mottak, men garantert tid vil være i løpet av neste arbeidsdag etter mottak. Feil eller mangler vil bli identifisert i løpet av innledningsprosessen, og Oppdragsgiver vil bli kontaktet umiddelbart per telefon. Dersom vi ikke får tak i vedkommende per telefon vil vi ta kontakt per e-post eller telefaks.

Millstream vil ikke endre informasjon som Oppdragsgivere oversender eller legger ut ved hjelp av online skjema. Feil eller endringer vil bli rapportert tilbake til originalutgiver for oppretting. Data utlagt av Millstream vil bli sjekket av to medlemmer av brukerstøtteteamet før offentliggjøring. Alle oversettelser vil også bli sjekket av to medlemmer av brukerstøtteteamet før det oversendes Oppdragsgiver for endelig godkjennelse før publisering.

Brukerstøtte

Den nedlastbare versjonen av brukerveiledning vil foreligge i illustrert versjon, og vil være spesielt tilpassert den enkelte brukergruppe. For spørsmål som ikke besvares i denne veiledningen, vil man kunne kontakte brukerstøtte teamet hos Millstream, som kan treffes på telefon 22 11 11 05. Denne telefonen vil være betjent alle hverdager mellom kl. 08.00 og 16.00.

Brukerstøtten vil kunne gi alle Oppdragsgivere veiledning for korrekt utfylling av en ny kunngjøring. Veiledningen vil ha saklig sammenheng med kunngjøringen.

Den nedlastbare, illustrerte dokumentasjonen vil være tilgjengelig for hver brukergruppe. Veiledningen vil enkelt forklare de forskjellige funksjonene på websiden, så vel som å forklare kravene for utfylling av kunngjøring.

I tillegg til at Millstreams brukerstøtteteam vil kunne gi veiledning i effektiv bruk av Doffin per telefon på 22 11 11 05, vil de også være tilgjengelige via e-post eller, faks på 22 11 11 06.

Henvendelser som kommer til Millstream via e-post eller telefaks, vil bli tatt hånd om så fort som mulig, men vil ha garantert behandlingstid innen neste arbeidsdag.

Brukerstøtteteamet vil avhengig av kapasitet også være i stand til å gi veiledning med henblikk på prosedyremessige og juridiske aspekter ved offentlige innkjøp.

Oversettelse

Dersom kunngjøringen skal publiseres på engelsk, kan Oppdragsgiver bestille oversettelse fra Millstream, eller fra annen oversettelsestjeneste de selv måtte velge. Hvis Oppdragsgiver velger å ikke benytte Millstreams oversettelsestjeneste må kunngjøringen sendes til Millstream på engelsk i tillegg til norsk. Dersom oppdragsgiver velger å oversende kunngjøringen til Millstream for oversetting, vil Oppdragsgiver bli fakturert NOK450 eks. mva for denne oversettelsen. Oversettelser og tilhørende kvalitetskontroll av kunngjøringer vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag, og vil bli returnert til Oppdragsgiver for godkjenning umiddelbart etter utførelse. Det er Oppdragsgiver som er ansvarlig for innholdet i oversatte kunngjøringer som publiseres.

TED

Dersom Oppdragsgiver har angitt at kunngjøringen også skal publiseres på EUs database, TED (Tenders Electronic Daily), er Millstream ansvarlig for at oversettelse gjennomføres slik det er bestilt og at Kunngjøringen oversendes på korrekt måte, slik at publisering i TED skjer innen fem virkedager etter at kunngjøringen er lagt inn på Doffin. Oversettelser og tilhørende kvalitetskontroll av kunngjøringer vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag, og vil bli videresendt til oppdragsgiver for godkjenning umiddelbart etter utførelse.

Oversendelse til TED vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag etter at godkjenning av oversettelsen fra oppdragsgiver foreligger, eller etter 24 timer dersom tilbakemelding ikke foreligger.

Ansvar

Dersom Doffin har funksjonsmangler slik at innlagte kunngjøringer enten ikke blir publisert, eller blir publisert for sent, er Operatør ansvarlig for det dokumenterte tap som Oppdragsgiver blir påført ved forsinkelsen.

Oppdragsgiver er til sist ansvarlig for å sikre at offentliggjorte kunngjøringer er korrekte. Dette gjelder også for kunngjøringer på engelsk der Millstreams oversettelsestjeneste har blitt benyttet. Med hjelp av interne kvalitetskontrollprosesser vil Millstream imidlertid gjøre sitt ytterste for å sikre at det ikke foreligger tekniske feil eller prosedyrefeil i den offentliggjorte informasjonen.

Millstream påtar seg intet ansvar for eventuelle feil i veiledningsteksten i tilknytning til Oppdragsgivers utarbeidelse av kunngjøringer. Det er Oppdragsgivers ansvar å sikre egen overholdelse av gjeldende innkjøpsregler og bestemmelser.

Opphavsrett mv

Ved innleggig av kunngjøringer på Doffin aksepterer Oppdragsgiver at opphavsrett og andre rettigheter til materialet overføres til Fornyings- og administrasjonsdepartementet, eller den departementet utnevner. Oppdragsgiver har imidlertid bruksrett til materialet, og kan benytte det til de formål de måtte ønske.

Garanti

All ledetid vil bli kalkulert fra det tidspunkt Millstream mottar informasjonen, under forutsetning at dette er mellom 08:00 og 16:00 alle ukedager, bortsett fra fridager og andre dager med redusert åpningstid som vil bli bestemt i samarbeid med Kontraktsforvalter. Informasjon om dager med redusert åpningstid eller hvor Doffin-tjenesten er stengt vil bli gitt på www.doffin.no.

Dersom det er feil eller mangler i en kunngjøring levert av en Oppdragsgiver vil ikke ledetidene starte før Millstream mottar den nødvendige informasjonen for å rette opp feilen eller mangelen.

Millstream påtar seg å håndtere all mottatt informasjon innen 4 timer fra mottak, men garantert tid vil være i løpet av neste arbeidsdag. Feil eller mangler vil bli identifisert i løpet av innledningsprosessen, og Oppdragsgiver vil bli kontaktet umiddelbart per telefon. Dersom Millstream ikke får tak i kontaktperson for kunngjøringen per telefon vil det tas kontakt per e-post eller telefaks.

Millstream vil ikke endre informasjon som Oppdragsgivere legger ut ved hjelp av online-skjema. Feil eller endringer vil bli rapportert tilbake til originalutgiver for oppretting. Data utlagt av Millstream vil bli sjekket av to medlemmer av brukerstøtteteamet før offentliggjøring. Alle oversettelser vil også bli sjekket av to medlemmer av brukerstøtteteamet før det oversendes Oppdragsgiver for endelig godkjennelse før publisering.

Informasjon mottatt via faks på 22 11 11 06, e-post, skjema eller tredjepartsintegrasjon vil normalt bli behandlet innen 4 timer, og garantert i løpet av neste arbeidsdag.

Informasjon som sendes per brev til Millstreams servicekontor i Norge vil bli fakset til Millstreams brukerstøtteteam ved mottak. Informasjonen vil deretter bli behandlet på samme måte som enhver annen informasjon som blir sendt per e-post eller telefaks, og vil normalt bli behandlet innen 4 timer, men garantert i løpet av neste arbeidsdag.

Oppdragsgivere anmodes om å bruke online-skjemaene.

Millstream garanterer at den informasjonen som kun skal offentliggjøres i Doffin vil bli behandlet i løpet av neste arbeidsdag. Oversettelser og tilhørende kvalitetskontroll av kunngjøringer vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag, og vil bli videresendt til Oppdragsgiver for godkjenning umiddelbart etter utførelse.

Oversendelse til TED vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag etter at godkjenning av oversettelsen fra Oppdragsgiver foreligger, eller etter 24 timer dersom tilbakemelding ikke foreligger.

Kunngjøringer etter forskrift om offentlige anskaffelsers del III (under terskelverdi for EØS-kunngjøring og/eller uprioriterte tjenester) skal normalt være publisert i Doffin-databasen innen 4 timer etter mottak, men garantert innen neste arbeidsdag.

For anskaffelser etter forskrift om offentlige anskaffelsers del II gjelder at kunngjøringen skal være oversendt TED senest 3 virkedager etter at kunngjøring er mottatt. Dersom Oppdragsgiver trenger oversettelse av kunngjøringen skal en oversatt versjon bli presentert til dem ikke senere enn neste arbeidsdag. Oppdragsgiver skal ha en arbeidsdag for godkjenning av oversettelsen eller underrette Millstream om forandringer. Kunngjøringen vil sendes TED på engelsk, og vil samtidig bli publisert på norsk på Doffin innen fire timer fra godkjenning. Dersom det ikke kommer godkjenning eller forandringer teksten innen en arbeidsdag vil kunngjøringen automatisk anses som godkjent

Millstreams SLA-avtale med EUs publikasjonskontor (OPOCE) tilsier at OPOCE vil publisere kunngjøringer innen 4 dager, eller 24 timer dersom det snakkes om en hastesak. Millstreams erfaring er at publisering vanligvis skjer innen 2 eller 3 dager, men denne delen av prosessen er utenfor Millstreams kontroll, og Millstream kan ikke garantere OPOCEs tjenestetilbud.

Brukerbetingelser Oppdragsøkere

Bruk

Enhver har anledning til å bruke Doffin.

Oppdragssøkere/Leverandører trenger ikke å registrere seg, og kan fritt gå gjennom informasjonen som ligger inne på websiden. Leverandører må registrere seg på www.doffin.no dersom de vil ”melde sin interesse” eller laste ned dokumenter fra Doffin. Slik registrering gir oppdragsgivere oversikt over hvem som har meldt sin interesse og lastet ned dokumenter knyttet til den enkelte kunngjøring, og brukes blant annet til å informere om eventuelle endringer som gjøres i kunngjøringen og nedlastbare dokumenter.

Dersom leverandører ønsker å motta varsel om aktuelle kunngjøringer på Doffin kan de etablere en avtale om e-postvarsling med Millstream. Dette er en betalbar tilleggstjeneste, se nedenfor.

Drift

Millstream er ansvarlig for at tjenestene på Doffin til enhver tid fungerer etter hensikten og på en mest mulige optimale måte. Operatør skal kontinuerlig overvåke tjenesten og iverksette nødvendige tiltak dersom den ikke har en optimal ytelse.

Ved feil vil det bli informert om tjenestens tilstand og når tjenesten forventes å bli gjenopprettet med forutsatt funksjonalitet.

Brukerstøtte

En nedlastbar versjon av brukerveiledning vil foreligge i illustrert versjon, og vil være spesielt tilpassert den enkelte brukergruppe. For spørsmål som ikke besvares i denne veiledningen, vil brukerstøtteteamet hos Millstream kunne kontaktes på telefon 22 11 11 05. Denne telefonen vil være betjent alle hverdager mellom kl. 08.00 og 16.00.

Brukerstøtten vil kunne gi alle Oppdragsøkere veiledning i bruk av tjenesten, med hensyn til å søke etter relevante kunngjøringer.

Den nedlastbare, illustrerte dokumentasjonen vil være tilgjengelig for hver brukergruppe. Veiledningen vil enkelt forklare de forskjellige funksjonene på websiden, med hensyn til hensiktsmessig utfylling av søkebegreper, slik at oppdragsøker oppnår best mulig resultat av det innlagte søket.

I tillegg til at brukerstøtteteamet vil kunne gi veiledning i effektiv bruk av websiden per telefon på 22 11 11 05, vil de også være tilgjengelige via e-post og telefaks på 22 11 11 06. Henvendelser som kommer til Millstream via e-post eller telefaks, vil bli tatt hånd om så fort som mulig, men vil ha garantert behandlingstid innen neste arbeidsdag.

Brukerstøtteteamet vil avhengig av kapasitet også være i stand til å gi veiledning med henblikk på prosedyremessige og juridiske aspekter ved offentlige innkjøp.

E-postvarsling

Oppdragsøker vil kunne abonnere på en betalbar e-post varslingstjeneste som vil sørge for at de får tilsendt kunngjøringer som har relevans til deres arbeidsområde, så snart en slik kunngjøring er lagt ut på Doffin og/eller TED. En slik e-postvarslingtjeneste vil ha en årlig kostnad av NOK1200 eks. mva.

Ansvar

Millstream har ikke ansvar for riktigheten av informasjon som andre har lagt inn på databasen.

Opphavsrett mv

Alt materiale som er tilgjengelig på Doffin er beskyttet av opphavsrettslige regler. Rettighetene tilligger enten Millstream eller Fornyings- og administrasjonsdepartementet, om ikke annet er angitt. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har fått overdratt rettighetene til alle kunngjøringer som er publisert på Doffin.

Garanti

Alle tjenester som ytes til Oppdragsøkere er tilgjengelige som et resultat av oppfyllelse av følgende punkter relatert til oppdragsgivere:

tilgjengeligheten for tjenesten på informasjonsportalen og
oppfylling av våre ytelseskrav for oppdragsgiver.

De ovenstående punkter er definert som følgende ovenfor oppdragsgivere:

Basistjenestene og Tilleggstjenestene er normalt tilgjengelige 24 timer i døgnet 7 dager i uken.
All ledetid vil bli kalkulert fra det tidspunkt Millstream Associates mottar informasjonen, under forutsetning at dette er mellom 08:00 og 16:00 alle ukedager, bortsett fra fridager og andre dager med redusert åpningstid som vil bli bestemt i samarbeid med Kontraktsforvalter. Informasjon om dager med redusert åpningstid eller hvor Doffin-tjenesten er stengt vil bli gitt på www.doffin.no.

Dersom det er feil eller mangler i en kunngjøring levert av en Oppdragsgiver vil ikke ledetidene starte før Millstream mottar den nødvendige informasjonen for å rette opp feilen eller mangelen.

Millstream vil ikke endre informasjon som Oppdragsgivere legger ut ved hjelp av online-skjema. Feil eller endringer vil bli rapportert tilbake til originalutgiver for oppretting. Data utlagt av Millstream vil bli sjekket av to medlemmer av brukerstøtteteamet før offentliggjøring. Alle oversettelser vil også bli sjekket av to medlemmer av brukerstøtteteamet før det oversendes oppdragsgiver for endelig godkjennelse før publisering.

Informasjon mottatt via faks, e-post, skjema eller tredjepartsintegrasjon vil normalt bli behandlet innen 4 timer, og garantert i løpet av neste arbeidsdag.

Informasjon som sendes per brev til Millstreams servicekontor i Norge vil bli fakset til Millstreams brukerstøtteteam ved mottak. Denne informasjonen vil så bli behandlet på samme måte som enhver annen informasjon som blir sendt per e-post eller telefaks, og vil normalt bli behandlet innen 4 timer, men garantert i løpet av neste arbeidsdag.

Oppdragsgivere anmodes om å bruke online-skjemaene.

Millstream garanterer at den informasjonen som kun skal offentliggjøres i Doffin vil bli behandlet i løpet av neste arbeidsdag. Oversettelser og tilhørende kvalitetskontroll av kunngjøringer vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag, og vil bli videresendt til oppdragsgiver for godkjenning umiddelbart etter utførelse.

Oversendelse til TED vil bli utført i løpet av neste arbeidsdag etter at godkjenning av oversettelsen fra oppdragsgiver foreligger, eller etter 24 timer dersom tilbakemelding ikke foreligger.

Kunngjøringer etter forskrift om offentlige anskaffelsers del III (under terskelverdi for EØS-kunngjøring og/eller uprioriterte tjenester) skal være publisert i Doffin-databasen, normalt innen 4 timer etter mottak, men garantert innen neste arbeidsdag.